Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 tritt eine neue Regelung in Kraft, die Unternehmer zur Nutzung der elektronischen Rechnung, der sogenannten E-Rechnung, verpflichtet. Zwar sind Übergangsfristen vorgesehen, doch bis spätestens 2028 muss die Umstellung abgeschlossen sein. Die E-Rechnung zeichnet sich dadurch aus, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, um eine automatisierte elektronische Verarbeitung zu ermöglichen.
Was sind die Übergangsvorschriften? Bis zum 31. Dezember 2026 ist es Unternehmen gestattet, weiterhin traditionelle Papierrechnungen oder digitale Rechnungen in Formaten wie PDF oder JPG zu versenden. Dies gewährt den Unternehmen zwei Jahre Zeit für die Umstellung nach der Einführung der neuen Regelung. Für Unternehmen, deren Jahresumsatz im Jahr 2026 unter 800.000 Euro liegt, verlängert sich diese Frist um ein weiteres Jahr bis zum 31. Dezember 2027. Rechnungen im EDI-Format dürfen ebenfalls bis Ende 2027 versendet werden, sofern der Empfänger dem zustimmt.
Ist eine PDF-Rechnung als E-Rechnung gültig? Ab dem 1. Januar 2025 wird eine Rechnung im PDF-Format nicht mehr den Anforderungen einer E-Rechnung entsprechen. Früher als solche anerkannte PDF-Rechnungen verlieren damit ihren Status.
Welches Format muss eine E-Rechnung haben? Die E-Rechnung kann als rein strukturiertes Format vorliegen, das ausschließlich maschinenlesbar ist, oder als hybrides Format, das sowohl einen strukturierten Datenteil (beispielsweise eine XML-Datei) als auch einen für Menschen lesbaren Teil (wie ein PDF-Dokument) enthält. Mögliche strukturierte Formate umfassen die sogenannte „XRechnung“, während das „ZUGFeRD-Format“ ein Beispiel für ein hybrides Format ist.
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